Belajar Mudah Jadi Sponsorship Event

Sponsorship Event!

 

.

.

.

Welcome to my blog!

.

. 

    Sponsorship merupakan suatu seni dan teknik pemasaran untuk melibatkan industri dalam pendanaan suatu kegiatan konferensi dan event,  dengan memanfaatkan kegiatan tersebut sebagai tempat untuk pencapaian  tujuan  pihak sponsor seperti peningkatan awareness bagi produk dan jasa mereka, peningkatan citra, uji coba produk dan penjualan atau memperluas pasar bagi industrinya serta tujuan-tujuan lain.  

    Sponsorship berbeda dengan donasi dan atau cara lain pengumpulan dana yang tidak terikat dengan kesepakatan-kesepakatan bisnis antara panitia penyelenggara dengan pihak industri. Seperti diketahui, pemasukan sebuah konferensi dan event dapat berasal dari hal-hal berikut: biaya pendaftaran konferensi dan event, fee atau komisi dari biaya reservasi hotel, penjualan tiket, penjualan booth dalam pameran, fee dari berbagai layanan lain hingga dari donatur dan sponsor. Donatur adalah pihak-pihak yang memberikan sokongan dana bagi pembiayaan konferensi dan event, tanpa adanya suatu kewajiban dari pihak panitia penyelenggara untuk memberikan kewajiban-kewajiban tertentu seperti yang dilakukan terhadap sponsor.

Posisi Sponsor dalam Sebuah Kegiatan Konferensi dan Event

    Dalam pengertian yang luas, sponsor bisa dibagi ke dalam banyak kriteria, misalnya bisa dilihat dari bentuk keterlibatan sponsor, kita mengenal ada sponsor substitusi (pertukaran tanpa adanya aliran dana masuk ke panitia), ada sponsor dana langsung, dan ada sponsor kerjasama (associated with).

    Untuk sponsor substitusi banyak bentuk yang bisa mewakilinya misalnya: sponsor media atau sering kita kenal dengan “media partner”(yaitu media yang terikat kontrak dengan penyelenggara konferensi dan event untuk mempromosikan konferensi dan event), sponsor pembicara (yaitu jalinan kerja sama dengan institusi tertentu dengan membiayai kehadiran seorang pembicara), sponsor iklan (yaitu sponsor yang bersedia untuk membiayai seluruh biaya pemasangan iklan konferensi di televisi, koran, billboard dan lainnya), sponsor airlines (yaitu sponsor yang bersedia membiayai- penuh atau sharing dengan persentase yang minimal- untuk biaya tiket bagi peserta), dan banyak jenis lain. 

    Sponsor jenis ini, tidak secara langsung menyerahkan dana kepada pihak panitia, tapi melalui saluran-salurannya tersendiri yang kebetulan dimiliki oleh pihak-pihak sponsor tersebut. Sebut saja sebuah perusahaan rokok yang sering beriklan di media massa, menggunakan jalur yang ada dengan biaya mereka sendiri untuk mengiklankan konferensi dan event. Dalam setiap media promosi konferensi dan event, sponsor jenis ini dicantumkan di dalam bahan promosi itu sebagai Sponsor Iklan, Sponsor Penerbanan, Sponsor Percetakan atau Sponsor saja. 

    Sponsor dana langsung, adalah sponsor yang terikat kontrak dengan pihak penyelenggara konferensi dan event dengan menyerahkan dana sponsor dengan kompensasi-kompensasi yang diatur dalam sponsorship, misalnya sebagai Sponsor Emas atau Sponsor Utama atau juga model penjualan program, misalnya Sponsor Jamuan Makan Malam, Sponsor Acara Pembukaan dan lainnya. 

    Tapi kapankah kita membutuhkan sponsor dalam sebuah konferensi dan event? Apakah setiap kegiatan konferensi dan event memerlukan sponsor? 

    Apakah kita memerlukan sponsor atau tidak, semuanya sangat tergantung kepada kondisi pendanaan apakah memadai untuk membiayai sebuah penyelenggaraan konferensi dan event, dan atau apakah pihak client atau committee memang memperbolehkan masuknya sponsor dalam kegiatan tersebut. Selain itu, tergantung sebagai apakah sebuah PCO berperan, apakah sebagai agent ataukah sebagai prinsipal. 

    Jika sebuah konferensi dan event didanai oleh pemerintah dalam suatu mata anggaran tertentu atau pihak perusahaan atau asosiasi secara penuh, maka tidak perlu keterlibatan sponsor sebab semua pengeluaran sudah dicakup dalam anggaran itu. Namun ada pengecualian, misalnya, jika dana pemerintah hanya cukup membiayai 50 persen sedangkan lebihnya diharapkan diperoleh dari sponsor. Demikian juga jika didanai penuh oleh pihak perusahaan atau asosiasi atau pribadi, maka tidak diperlukan sponsor, meskipun dalam beberapa peristiwa dibuka pula kesempatan masuknya sponsor jika tujuan konferensi dan event untuk memberikan keuntungan sebesar-besarnya bagi perusahaan atau asosiasi.

    Jika perusahaan PCO bertindak sebagai agent, maka tidak perlu ada upaya  dari planner/organizer untuk mencari sponsor karena dia hanya menjalankan penyelenggaraan konferensi dan event berdasarkan dana yang sudah disiapkan seluruhnya oleh pihak client. Sebaliknya jika sebagai prinsipal, sebuah PCO akan melakukan upaya besar untuk mendatangkan pihak sponsor untuk mendanai kegiatan konferensi dan event. Sebagai contohnya, dalam pelaksanaan Infrastruktur Summit 2004 dan 2006, PCO dalam kegiatan ini bertindak sebagai prinsipal, dengan segala konsep serta proposal yang dipersiapkan sendiri oleh PCO. Untuk hal ini, segala daya upaya akan dilakukan untuk mendatangkan pihak sponsor, termasuk pemasukan lain seperti pendaftaran peserta konferensi dan pameran yang dirancang di dalamnya, karena bagaimanapun perusahaan PCO harus memikirkan pengembalian modal yang diinvestasikan untuk mendanai kegiatan tersebut. 

    Yang jelas, jika pada estimasi pemasukan sebuah konferensi dan event yaitu dari pendaftaran peserta dinilai tidak akan mampu menutupi pembiayaan keseluruhan konferensi dan event, atau dalam satu dan lain misalnya setelah dihitung-hitung hal biaya pendaftaran peserta ternyata terlalu besar jika dibebankan untuk membiayai konferensi dan event, maka tidak ada pilihan lain kecuali membuka masuknya sponsor 

    Sebut saja, setelah dihitung anggaran konferensi dan event US $ 50.000, dan diharapkan dihadiri minimal 300 orang, maka beban biaya pendaftaran yang dikenakan kepada peserta adalah US$ 100.000 : 150 =  US$ 666 per orang. Jika biaya ini dianggap terlalu berat, dan dikhawatirkan malah akan menjadi penghalang bagi peserta untuk datang, maka PCO memberikan pertimbangan bagi masuknya sponsor. Katakanlah, biaya pendaftaran per orang peserta itu ditargetkan bisa dikurangi hingga US$ 300, maka sisanya yakni 366 dolar AS per orang itu diupayakan melalui sponsorship. 

    Namun begitu, adakalanya juga sponsorship dilibatkan meskipun anggaran melalui biaya pendaftaran peserta sudah memenuhi bagi pembiayaan konferensi dan event, misalnya jika tujuannya memang untuk mendatangkan keuntungan bagi asosiasi bersangkutan, seperti dalam hal menambah anggaran bagi pendanaan program kerja asosiasi. Kebutuhan akan sponsorship disebabkan adanya hubungan saling memerlukan antara pihak industri dengan konferensi dan event yang diselenggarakan pihak panitia penyelenggara. Konferensi dan event membutuhkan investasi, ekspose media dan layanan-layanan lain, sementara pihak industri memerlukan arena atau wahana untuk pemasaran atau promosi produk atau jasa mereka. 

    Harus diakui bahwa keterbatasan kampanye promosi melalui iklan (advertising) di media massa seperti televisi, radio, koran, majalah, antara lain akibat durasi iklan yang sangat pendek dan semakin mahal  serta beragamnya penonton yang mudah untuk gonta-ganti channel, menjadi salah satu dari sekian banyak faktor yang mendorong pihak industri mencari medium lain untuk berkampanye. 

    Sebagai contoh, semakin intensnya upaya promosi di luar iklan tradisional melalui media massa adalah, berkembangnya bentuk promosi atau iklan in-store (di dalam toko) yang dikreasikan dalam berbagai bentuk, misalnya pembuatan poster, hadiah, lagu yang diputar dan lainnya. Ini sekadar menggambarkan bahwa pilihan berkampanye di dalam suatu arena konferensi dan event, terutama pada sebuah konferensi dan event yang spesifik merupakan keuntungan tersendiri bagi para pihak industri. 

    Berikut adalah beberapa alasan mengapa melakukan kampanye promosi melalui sebuah kegiatan konferensi dan event menjadi sangat menguntungkan bagi industri. 

 1. Memiliki akses kepada pasar khusus. Disebut pasar khusus karena dalam sebuah konferensi, misalnya, dapat ditemui suatu komunitas yang berasal dari bidang yang sama atau setidaknya memiliki peminatan pada bidang tertentu. Sebagai contoh untuk Konferensi dan Pameran Lingkungan Hidup, maka yang hadir adalah orang-orang yang memiliki peminatan pada isu lingkungan hidup, maupun para perusahaan dalam  industri pengolahan limbah dan lainnya.

2. Mengubah dan atau memperkuat citra perusahaan atau produk/jasa.  Benefit ini, dapat dijelaskan melalui dua contoh kasus, misalnya keterlibatan sebuah perusahaan produksi air kemasan dalam sebuah konferensi dan event yang membahas mengenai air bersih, semisal World Water Forum 2006 yang diikuti lebih dari 3000 orang di Meksiko City. Masuknya sponsor yang merupakan pabrikan air kemasan dalam forum ini, telah memperkuat posisi perusahaan untuk banyak tujuan strategisnya untuk bisnis air di tingkat global. Contoh lain adalah pada seminar mengenai tingginya kematian ibu saat melahirkan, maka sebuah perusahaan yang memproduksi susu bayi dan susu untuk ibu yang hamil atau melahirkan, maka secara langsung maupun tidak langsung keikutsertaan menjadi sponsor dalam kegiatan itu akan memberikan citra positif bagi produk/jasa yang dikesankan menjadi produk/jasa yang paling baik bagi publik.

3. Membuka kesempatan untuk tim penjualan untuk melakukan penjualan langsung. Benefit lain bagi industri adalah mereka dapat memanfaatkan keterlibatan dalam sponsor ini sebagai tempat untuk menjual produk/jasa mereka.

4. Memberikan kesempatan luas kepada pihak industri untuk menikmati keistimewaan lain. Keistimewaan yang dimaksud seperti akses kepada ticket, akses kepada promosi yang lebih luas baik itu melalui media khusus maupun media umum, serta akses langsung ke berbagai tempat dalam kegiatan  konferensi atau event. Akses yang dimaksud dapat berupa akses gratis ataupun diskon. 

Pembahasan di artikel berikutnya ya 

.

.

.

Get in touch with me

Instagram: aselaras

Alumni MICE 2016